¿Cómo deben ser los objetivos de un proyecto?

Desafortunadamente muchos proyectos, ya sea la adición de una alcoba a una casa, la implantación de un sistema de información o la construcción de una obra mayor de ingeniería, terminan entre un descalabro mayor y una catástrofe completa. Éxito total parece ser una expresión rara en gerencia de proyectos. En unos casos (1) el presupuesto se excede varias veces; en otros (2) el proyecto no se completa a tiempo; en muchos más (3) la cosa no funciona como se esperaba. Descalabro es cualquiera de los tres problemas; catástrofe, los tres juntos.

¿Cuál es la causa principal de tanto fracaso? En casi todas las situaciones, los que ponen el billete (los dueños) y los encargados de ejecutarlo (el equipo) no definen con claridad lo que quieren e inician la marcha sin saber hacia dónde van. En términos gerenciales, los objetivos del proyecto quedan mal definidos. ¿Qué es un buen objetivo?

Los gringos –unas hachas obsesivas con las siglas nemotécnicas– dicen que un buen objetivo tiene que ser SMART: (1) Specific, (2) Measurable, (3) Achievable, (4) Relevant, (5) Time-bound. ¿Cómo se cocina esto en español? Mi respuesta es el tema de esta nota.

Para cuadrar la traducción y generar una palabra llamativa en español (SMART es inteligente en inglés) tengo que cambiarle el orden a los adjetivos sajones. Comencemos por el quinto. “Time-bound” significa que todo proyecto debe tener una fecha de entrega y fechas intermedias de resultados parciales, esto es, tiene que tener un calendario, tiene que estar FECHADO. Así el nuevo puente de la entrada del pueblo quede perfecto, no es lo mismo terminarlo en los doce meses del plan original que con varios años de retraso, como ocurre con frecuencia en Latinoamérica.

“Relevant” quiere decir pertinente, aplicable, útil para quienes están pagando, IMPORTANTE. Aprender el idioma pali es importante para quienes estudian los textos budistas más antiguos; para el resto del mundo, es un objetivo inútil. Cambiarle la nomenclatura de las calles a una ciudad es una idea interesante pero un país tercermundista siempre tendrá prioridades más “importantes” en salud, educación o seguridad ciudadana.

“Achievable” es REALIZABLE, esto es, que un proyecto, en vez de ser un conjunto de ilusorios deseos, es algo que puede convertirse en realidad con los recursos técnicos, logísticos y humanos disponibles, así como a tiempo y dentro del presupuesto asignado.

“Measurable” es MEDIBLE, o sea que a cualquier proyecto, cuando ya está en camino, tenemos que poderle calcular adecuadamente su progreso y compararlo contra el calendario y el presupuesto originales con el propósito de saber cómo vamos y de corregir a tiempo cualquier desviación.

Por último y por fortuna, “specific” es una palabra que, por ser casi igual en ambos idiomas, requiere poca explicación. ESPECÍFICO quiere decir que el objetivo descrito no da margen para ambigüedades, que es concreto y que todos los involucrados entienden de la misma forma su dimensión y su significado.

En resumen, un buen objetivo deber ser FIRME, esto es, FECHADO, IMPORTANTE, REALIZABLE, MEDIBLE y ESPECÍFICO. Si le falta una de esas cualidades, a cualquiera de los objetivos centrales de un proyecto, pues preparémonos para enfrentar dificultades.

Por supuesto que la sigla SMART no es la causa que lleva a los norteamericanos a ser más efectivos que los hispanoamericanos en la ejecución de proyectos (que lo son); existen muchos otros factores de éxito, más allá del alcance de este escrito. Pero una sigla como FIRME, mi conversión de SMART al español, es una buena ayuda en la planeación inicial de cualquier proyecto, sin importar cuál sea su tamaño.

¿Cómo nos puede servir esta “almidonada” nemotecnia? De varias formas. De la manera positiva, unos objetivos FIRMEs colocan en la misma página a todos los participantes –generales, capitanes y soldados– del nuevo desarrollo. De la manera negativa, si en el último proyecto que a usted le asignaron sus objetivos eran en verdad FIRMEs ­–Fechados, Importantes, Realizables, Medibles, Específicos– y el resultado final fue desastroso, pues no mire para otros lados. La mala ejecución fue culpa suya, exclusivamente suya. Y salga a buscar empleo.

Atlanta, marzo 17, 2011

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