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Programar algo para las próximas semanas, por ejemplo unas vacaciones, es una tarea relativamente sencilla, que podríamos delegar a una agencia turística o hacerla nosotros mismos por Internet. Los proyectos empresariales y los proyectos personales de ‘inversión sustancial’, esfuerzos estos de mayor magnitud, tienen similitudes con una excursión -objetivos, fechas, participantes, presupuestos- pero son muchísimo más complejos y costosos, y exigen, para asegurar su éxito, planeación detallada y cuidadosa.

Además de un Inicio y un Cierre, breves y formales, que deben ser revisados por los altos mandos, todo proyecto pasa por tres fases sucesivas, universalmente denominadas Planeación, Ejecución y Control. Esta nota centra su énfasis en la necesidad incondicional de Planear siempre, aun los esfuerzos menores. ¿Cuánto? En proporción juiciosa al esfuerzo que se va a emprender. Cómo mínimo, a la agencia de viajes le damos pautas de la duración, de los sitios a visitar y del presupuesto disponible.

Gerencia de Proyectos es quizás la disciplina gerencial mejor documentada, más estandarizada y más utilizada en el mundo empresarial. Aun así, solo las dos terceras partes de los proyectos son ‘razonablemente’ exitosos -completados a tiempo, dentro del presupuesto y satisfaciendo los requerimientos previstos-, mientras uno de cada tres excede el estimativo original y uno de cada siete se consideran fracasos.

Tendemos a planear poco y a improvisar mucho; en los peores casos, comenzamos un viaje por territorio desconocido, sin siquiera mirar el mapa. ¿Las causas? Planear es ‘aburridor’ y no produce resultados inmediatos tangibles y visibles a corto plazo. 

Tanto a los recursos requeridos como a los beneficios esperados deben ponérsele cifras para poder pronosticar la inversión total (los cuántos), las fechas (los cuándos), los recursos humanos (los quienes), las tecnologías (los conqués), los alcances geográficos (los dóndes) y los beneficios que obtendremos (los porqués)… y entonces arrancar el trabajo, con todo bajo un razonable control, para asegurar el éxito. Esto es planeación y, en menor escala, aplica también a casi cualquier ‘proyectico’.

La planeación ha de ser sensata, suficiente y con cifras de los egresos y los ingresos previstos. Demasiada planeación es análisis-parálisis; insuficiente planeación es alarma temprana de desastre.

Las organizaciones, como grupos humanos que son, y las personas, como entidades individuales, tienden -tendemos- a planear menos de lo requerido; en las peores situaciones, la improvisación predomina. ¿Por qué? Porque planear, entre otras exigencias, combina pronósticos y estimativos razonables con suposiciones inciertas.

La ‘planeación’ es una habilidad humana (aunque existen algunas especies animales que parecen planear), desarrollada hace unos dos millones de años, por los homínidos que antecedieron al Homo sapiens. Los fabricantes de las primeras hachas de piedra tuvieron necesariamente que ‘planear’ -buscar ‘materias primas’ y entrenarse en destrezas especiales- para poder producir ‘en serie’ sus primitivas herramientas.

Por ordenada y exhaustiva que sea la planeación, ya en la ejecución del proyecto siempre aparecerán necesidades imprevistas (e indeseables) y requerimientos de última hora… Que, siendo válidos, tendrán que contemplarse como ‘ajustes inevitables’ y necesitarán revisión y aprobación. “Planear es prepararse para improvisar”, es una versión humorística de un verbo ‘muy serio’. En cualquier caso, mientras más exhaustiva y clara haya sido la planeación, menos modificaciones serán requeridas sobre la marcha.

“Es difícil hacer predicciones, especialmente acerca del futuro”. Hace décadas, tal vez siglos, algún desconocido en Copenhague pronunció esta otra definición, que después otro incógnito danés erróneamente atribuyó a Niels Bohr, Premio Nobel de Física (1922), genio este que hizo contribuciones fundamentales a la comprensión de la estructura atómica (y quien, a lo mejor, no planeaba mucho).

Con este ‘brillante error’, el desconocido nórdico y el prestigio del doctor Bohr le dieron celebridad al divertido dicho, que hoy aparece en casi todos los diccionarios de frases y es utilizado en numerosos escritos de planeación… Como este que usted acaba de leer. Bogotá, enero 24, 2020